Automatisierung im E-Mail-Marketing: Was das ist, wie das geht

E-Mail-Marketing ist einer der zuverlässigsten und effizientesten Kanäle für digitale Kommunikation und den Aufbau von starken Kundenbeziehungen. Doch in einer Zeit, in der die Erwartungen von Kunden immer höher werden und personalisierte Inhalte zunehmend gefragt sind, ist es entscheidend, die eigene E-Mail-Strategie kontinuierlich zu optimieren. Genau hier kommen E-Mail-Automatisierungen ins Spiel – ein unverzichtbares Werkzeug, das es dir ermöglicht, dein E-Mail-Marketing noch effizienter und skalierbarer zu gestalten. In diesem Artikel erfährst du, was mit E-Mail-Automatisierung gemeint ist, wie du sie effektiv umsetzt – und von welchen Vorteilen du profitieren kannst.

1. Was genau ist E-Mail-Automatisierung?

E-Mail-Automatisierung (auch als Flow, E-Mail Automation, Drip Campaign oder Triggered Mails bezeichnet) sind vordefinierte, automatisierte E-Mail-Strecken, die durch bestimmte Trigger oder Verhaltensweisen von Nutzern ausgelöst werden. Das bedeutet: Du kannst damit eine Vielzahl von E-Mails an unterschiedliche Empfänger senden, ohne jedes Mal manuell eingreifen zu müssen. Die E-Mails werden durch definierte Regeln und Workflows gesteuert, die zum Beispiel auf dem Verhalten, den Vorlieben oder den Interaktionen der Empfänger basieren. Ein typisches Beispiel für eine E-Mail-Automation ist eine Willkommensstrecke für neue Abonnenten oder eine Warenkorbabbruch-E-Mail (Abandoned Cart) für Kunden, die einen Einkauf nicht abgeschlossen haben. Doch E-Mail-Automatisierung geht weit über diese grundlegenden Beispiele hinaus – sie beinhaltet die Erstellung von umfassenden, personalisierten Kommunikationsströmen, die den gesamten Kundenlebenszyklus abdecken.

2. Warum E-Mail-Automations für dein Business unverzichtbar sind

Verbraucher werden täglich mit einer Flut von Nachrichten und Angeboten konfrontiert und die Aufmerksamkeitsspanne wird zunehmend kürzer. Umso wichtiger ist es, dass deine E-Mails herausstechen – und zwar mit der richtigen Message zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person. Automatisierung bietet hier gleich mehrere Vorteile:

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Durch E-Mail-Automations sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. Anstatt E-Mails für wiederkehrende Ereignisse immer aufs Neue manuell zu verfassen und zu versenden, kannst du deine Flows einmal einrichten und sie dann automatisiert ablaufen lassen. Das spart dir Zeit und erlaubt dir, dich auf das Kerngeschäft von deinem Business zu konzentrieren.

Personalisierung und Relevanz

E-Mail-Automatisierungen ermöglichen dir, deine E-Mails viel persönlicher wirken zu lassen sie und gezielter einzusetzen. Du kannst spezifische Inhalte basierend auf dem Verhalten oder den Vorlieben deiner Abonnenten versenden, was die Relevanz und die Interaktionsraten deiner E-Mails erheblich steigert. Das führt zu höheren Öffnungs-, Klick- und Conversion-Raten im Vergleich zu Massenmailings.

Skalierbarkeit

Automatisierte E-Mail Flows sind besonders vorteilhaft, wenn du deine E-Mail-Marketing-Strategie skalieren möchtest. Ob du nun deine Abonnentenzahl steigerst oder neue Produktangebote hinzufügst – mit E-Mail-Automations erstellst du einmalig das Setup und hast keinen Mehraufwand pro neuem Kunden. Du musst deinen Aufwand also nicht exponentiell steigern: deine E-Mail-Automations funktionieren für 500 oder 50.000 Kontakte gleichermaßen. So kannst du dein Business wachsen lassen, ohne das Team ständig vergrößern zu müssen.

Umsatzsteigerung und Kundenbindung

E-Mail-Automations sind nicht nur effizient, sondern auch extrem umsatzwirksam – weil sie zielgerichtet, zeitlich perfekt abgestimmt und hochrelevant für den jeweiligen Empfänger sind. Du kannst damit zum Beispiel verlorene Käufe zurückholen (Abandoned Cart), Wiederkäufe fördern (Post-Purchase) und Markentreue aufbauen (Welcome Flow, Loyalty).

Oft sind sie der profitabelste Hebel des E-Mail-Kanals, weil sie zur richtigen Zeit den richtigen Impuls setzen. Automatisierte E-Mails erreichen Kunden genau dann, wenn sie am empfänglichsten sind. Gleichzeitig helfen sie dabei, einmalige Käufer zu Bestandskunden zu machen – sie verlängern so aktiv den Customer Lifecycle und steigern den CLV (Customer Lifetime Value). Durch personalisierte Kommunikation kannst du den Aufbau von echten Beziehungen zwischen Kunden und deiner Marke erreichen und schaffst damit Vertrauen, Sympathie und langfristige Bindung. Obwohl E-Mail-Automations oft nur einen Bruchteil der gesendeten E-Mails ausmachen, erzielen viele Shops 30–50 % ihres E-Mail-Umsatzes nur durch Automations. Kurzum: Automations sind hochrentabel, weil sie gleichzeitig Kosten senken (weniger manuelle Arbeit) und mehr Umsatz pro Empfänger erzielen.

3. Klassische Anwendungsfälle für E-Mail-Automatisierung

1. Willkommensserie für neue Abonnenten

Die Willkommens-E-Mail ist in der Regel das erste, was ein neuer Abonnent von dir erhält. Statt nur eine einfache Bestätigung zu senden, kannst du eine optimal aufeinander aufgebaute Serie von E-Mails erstellen, die deine Abonnenten Schritt für Schritt begleiten und durch dein Angebot führen. Eine gut geplante Willkommensserie sollte dabei nicht nur Informationen liefern, sondern auch emotionale Bindung und Vertrauen aufbauen.

2. Warenkorbabbruch-E-Mails (Abandoned Cart)

Wusstest du, dass etwa 70% der Online-Einkäufe nicht abgeschlossen werden? Durch eine automatisierte Warenkorbabbruch-E-Mail kannst du den Kunden zurückholen. Diese E-Mail sollte höflich und hilfreich sein, an die Produkte im Warenkorb erinnern und kann unter Umständen einen Anreiz (z. B. Rabatt oder kostenloser Versand) bieten, um den Kauf abzuschließen.

3. Verhaltensbasierte E-Mails (z.B. Browse Abandonment)

Du kannst auch auf spezifische Aktionen der Nutzer reagieren. Wenn ein Kunde eine Produktseite ansieht, aber nichts kauft, kannst du ihm automatisch eine E-Mail mit weiteren Informationen zu diesem Produkt oder ähnlichen Produkten zusenden, sofern die Person sich für deinen Newsletter eingetragen hat.

4. Post-Purchase Follow-up

Nach dem Kauf ist der ideale Zeitpunkt, um mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben. Automatisierte Follow-up-E-Mails helfen nicht nur, die Kundenzufriedenheit zu steigern, sondern auch, Cross-Selling- und Up-Selling-Möglichkeiten zu nutzen.

5. Re-Engagement-Kampagnen (Subscriber Activation, Winback)

Einer der größten Vorteile von E-Mail-Automatisierung ist die Möglichkeit, inaktive Abonnenten gezielt anzusprechen. Wenn jemand längere Zeit nicht mehr auf deine E-Mails reagiert hat oder der letzte Kauf bereits eine Weile zurück liegt, kannst du eine Serie von Re-Engagement-E-Mails erstellen, die darauf abzielen, das Interesse der Person zurückzugewinnen.

6. List Cleaning

Eine sog. List Cleaning Automation (auch Sunset Flow) ist eine automatisierte E-Mail-Strecke, die darauf abzielt, inaktive Kontakte aus deiner Liste auszusortieren oder reaktivieren, bevor sie deine Zustellrate oder Öffnungsraten negativ beeinflussen. Warum ist das wichtig? Durch das regelmäßige, automatisierte “Aussortieren” von inaktiven Kontakten schützt du deine Sender-Reputation bei Mail-Anbietern (Gmail, Outlook etc.), verbesserst Öffnungs- und Klickraten deiner gesamten Liste, sparst Kosten (z. B. bei Tools wie Klaviyo, die nach Kontaktmenge abrechnen) und hältst deine Liste qualitativ hochwertig und DSGVO-konform.

7. Geburtstagsmails

Ein kleines Dankeschön zum richtigen Zeitpunkt – und deine Marke bleibt im Gedächtnis. Die Geburtstags-Automation ist ein einfach umsetzbarer, aber hocheffektiver Flow, der emotionale Kundenbindung mit Conversion-Potential kombiniert. Hierbei wird automatisch zum Geburtstag eines Kontakts (häufig auch schon einige Tage vorher) eine persönliche Nachricht versendet – meist verbunden mit einem kleinen Geschenk oder Vorteil. Geburtstagsmails sind eine der emotionalsten und effektivsten Arten, Kundenbindung aufzubauen.

4. Best Practices für die erfolgreiche Umsetzung von E-Mail-Automatisierungen

Um sicherzustellen, dass deine automatisierten E-Mails den gewünschten Erfolg erzielen, solltest du diese Best Practices beachten:

Segmentierung der Empfängerliste

Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist die Möglichkeit, gezielte, personalisierte Inhalte zu versenden. Eine effektive Segmentierung hilft dir, deine Zielgruppen präzise anzusprechen. Segmentiere deine Abonnenten nach Kriterien wie Alter, Geschlecht, Kaufhistorie oder Engagement-Verhalten, um maßgeschneiderte E-Mails zu versenden.

Automatisierung mit einer klaren Strategie

Automatisierung allein reicht nicht aus – du musst sie in eine umfassende E-Mail-Marketing-Strategie integrieren. Plane die verschiedenen Kampagnen, definiere klare Ziele und optimiere regelmäßig deine E-Mail-Flows, um maximale Ergebnisse zu erzielen.

Nutze dynamische Inhalte

Dynamische Inhalte passen sich automatisch an den Empfänger an. Dies ermöglicht eine noch präzisere Personalisierung. Beispielsweise kannst du je nach Standort des Empfängers unterschiedliche Angebote oder Produkte anzeigen.

Mobile First

Da immer mehr Menschen ihre E-Mails über Smartphones abrufen, ist es unerlässlich, dass sie für mobile Geräte optimiert sind. Achte darauf, dass deine E-Mails schnell laden und gut lesbar sind – sowohl auf Desktop als auch auf mobilen Endgeräten.

A/B-Testing und Optimierung

Automatisierte E-Mails sind nicht in Stein gemeißelt. Teste verschiedene Betreffzeilen, E-Mail-Inhalte und Call-to-Actions, um herauszufinden, was am besten funktioniert. Mit A/B-Tests kannst du die Performance kontinuierlich verbessern.

5. Tools zur E-Mail-Automatisierung

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die dir bei der Umsetzung von E-Mail-Automatisierungen helfen können. Einige der bekanntesten sind:

Klaviyo: Besonders für E-Commerce-Unternehmen geeignet, mit fortgeschrittenen Funktionen zur Segmentierung, Analyse und Shop-Integration.

Mailchimp: Bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, viele Vorlagen und solide Automatisierungsfunktionen – ideal für Einsteiger und kleine Teams.

ActiveCampaign: Flexibles Tool mit leistungsstarker Automations-Engine, ideal für KMUs, die personalisierte E-Mail-Strecken mit integrierter CRM-Funktion aufbauen möchten.

Mailjet: Europäisches Tool mit Fokus auf DSGVO-Konformität, gut geeignet für transaktionale E-Mails und einfache Marketing-Automationen.

Brevo (ehemals Sendinblue): Preisgünstige Allround-Lösung mit soliden Automationsmöglichkeiten – besonders attraktiv für kleinere Unternehmen.

Omnisend: Speziell für Online-Shops entwickelt, mit integrierten E-Mail-, SMS- und Push-Benachrichtigungsfunktionen zur kanalübergreifenden Ansprache.

CleverReach: DSGVO-konformes Tool aus Deutschland mit einfacher Bedienung und Serverstandort in der EU, jedoch eher begrenzte Automationsmöglichkeiten – besonders geeignet für Unternehmen im DACH-Raum.

Drip: Conversion-orientierte Plattform speziell für E-Commerce und Creator Brands, mit starker Personalisierung, tag-basierter Logik und intuitiver Automationsgestaltung.

GetResponse: Vielseitiges Marketing-Tool mit E-Mail-Automatisierung, Landing Pages, Webinaren und CRM-Funktionen – ideal für KMUs mit All-in-One-Ansatz.

HubSpot: Leistungsstarke All-in-One-Marketing-Plattform, die E-Mail-Automatisierung mit CRM, Sales und Content-Management vereint – ideal für wachstumsstarke Unternehmen.

Emarsys: Enterprise-Lösung für personalisiertes Omnichannel-Marketing, besonders geeignet für größere Unternehmen mit komplexen Customer Journeys und hohem Datenvolumen.

Salesforce Marketing Cloud: Hochgradig skalierbare Plattform für E-Mail-Automatisierung, tief integriert mit dem Salesforce-CRM – ideal für Großunternehmen mit globaler Ausrichtung.

E-Mail-Automationen: Der stille Wachstumsmotor für dein Business 

Welcome Flow, Post Purchase, Abandoned Cart und Co.: Automatisierte E-Mails sind eine der kraftvollsten Methoden, um dein E-Mail-Marketing zu skalieren und zu optimieren. Durch den strategischen Einsatz von Automatisierungen kannst du nicht nur deine Effizienz steigern, sondern auch eine persönliche, relevante und zielgerichtete Kommunikation mit deinen Kunden führen. Richtig eingesetzt sorgen E-Mail-Automatisierungen dafür, deine Kundenbindung und Zufriedenheit langfristig zu steigern, sowie den Umsatz deines Unternehmens anzukurbeln.